Hospodaření

h

Rozpočet tábora

(aktualizováno 2019)

Rozpočet tábora předkládá vedení tábora pořadateli. Vedení v něm vyčíslí předpokládané náklady na realizaci tábora a zdroje pokrytí nákladů (příjmy). Před zpracováním rozpočtu je nutné stanovit očekávaný počet platících účastníků, od nějž se odvíjí mnoho výdajových položek a příjem z účastnických poplatků. Rozpočet by měl být vypracován zhruba v následujícím rozsahu.

Výdaje tábora

    • programová příprava - náklady na pracovní setkání realizačního týmu v průběhu přípravy tábora (strava účastníků a cestovné);
    • nájemné - smluvně dohodnutá částka za pronájem zařízení, ve kterém se tábor koná, resp. za louku u stanových táborů, dále za uložení táborového materiálu v průběhu roku a za zapůjčení inventáře;
    • stravné - cena potravin za jeden den a jednu osobu u vlastního vaření nebo dodavatelská cena násobená počtem osob na táboře a počtem dní;
    • doprava osob - cena jízdného zvoleným dopravním prostředkem tam a zpět (hromadná jízdenka) nebo dohodnutá cena za přepravu objednaným autobusem;
    • doprava materiálu - cena za dopravu materiálu ze skladiště do tábora; v případě že automobil nezůstává v táboře je nutné počítat 2x cestu tam i zpět;
    • cestovné - zahrnuje náklady na provoz smluvně zajištěného soukromého vozidla nebo služebního vozidla pořadatele (doprava potravin a vody, doprava osob k lékaři apod.); podmínky proplácení se řídí obecně závaznými právními předpisy; je nutné počítat s tzv. amortizací vozidla, která významně zvýší náklady na provoz vozidla; je možné se dohodnout na neproplacení amortizace (příspěvek na údržbu vozidla), avšak v průběhu zásobování tábora často dochází ke značnému opotřebení vozidla;
    • opravy a doplnění inventáře - částka se určí na základě výsledků kontroly inventáře (stany, nářadí, kuchyňské potřeby, sportovní potřeby, zdravotnické potřeby a další);
    • mzdy - je možné vyplácet pouze na základě pořadatelem předem schválené a uzavřené dohody o provedení práce nebo pracovní činnosti (částka vyplacená pracovníkovi + povinné odvody);
    • spotřební materiál - zahrnuje ceny za palivové dříví, dřevo na stavby v táboře, hřebíky, provazy, čistící a úklidové prostředky, kancelářské a papírenské potřeby atp.;
    • náklady na program tábora - pomůcky k programu, ceny za soutěže, náklady na výlety, vstupné atp.;
    • další výdaje - poplatek za rozbor vody, poplatky za zdravotní prohlídky vedoucích a pracovníků příspěvek hlavnímu vedoucímu na účast na školení hlavních vedoucích aj.;
    • rozpočtová rezerva - ve výši cca 10% z celkové částky na mimořádné výdaje;

Příjmy

    • Účastnický poplatek a dary a dotace - součet předpokládaných výdajů se vydělí předpokládaným počtem platících účastníků. Výsledkem je účastnický poplatek. Pokud jsou zajištěny i jiné zdroje finančních prostředků (MŠMT ČR, krajská a místní samospráva, sponzoři), sníží se o jejich celkovou částku základ pro výpočet účastnického poplatku.

(Pro KČ YMCA: O dotaci MŠMT ČR žádá pořadatel tábora prostřednictvím ústředí YMCA v ČR. Přesné pokyny vydává každoročně ústředí YMCA v ČR na základě požadavků MŠMT ČR. O dotaci na tábor se zpravidla žádá v září předchozího roku. Za správnost vyúčtování zodpovídá provozovatel tábora. Pracovníci MŠMT mohou provádět v táboře, na nějž byla poskytnuta dotace, věcnou kontrolu.)

 

Zpracování účetních dokladů

Veškeré táborové příjmy a výdaje se zapisují do peněžního deníku, vždy uvedeme pořadové číslo, č. dokladu, datum, text dokladu, suma v Kč v kolonce příjem / výdaj v hotovosti.

Veškeré příjmy a výdaje musí být podloženy tzv. prvotními účetními doklady, což je paragon nebo faktura. Na tomto dokladu musí být vždy uvedeno: popis zboží, datum podpis, razítko nebo vypsaná adresa dodavatele.

Prvotní doklady je vhodné lepit na volné listy papíru nebo do sešitu (pokladní deník). Ke každé stránce musí být vystaven příjmový nebo výdajový doklad podepsaný hospodářem tábora. Výdajové a příjmové doklady musí být vzestupně číslovány.

Každá organizace se ovšem řídí vlastními řády a pravidly, proto doporučujeme způsob zpracování účetních dokladů konzultovat s pořadatelskou organizací.

 

Cestovní příkazy

Cestovní příkaz je třeba vystavit na každou cestu, která souvisí s organizačním nebo technickým zajištěním tábora a prochází táborovým účetnictvím (doprava materiálu i osob).

YMCA v ČR proplácí cestovní náhrady pouze osobám, které jsou s ní v pracovněprávním vztahu nebo mají uzavřenu dobrovolnickou smlouvu („pověření dobrovolníka s příkazní smlouvou“). Podobně to zřejmě řeší i ostatní organizace, neboť nelze proplácet cestovné osobě se kterou nemá organizace smluvní vztah.

Cesta hromadnou dopravou

Jízdní výdaje se proplácejí v plné výši. K cestovnímu příkazu je třeba přiložit jízdenku (i zpáteční).

Použití vlastního automobilu

Uhrazení nákladů na cestu včetně amortizace:

Výše proplaceného jízdného se spočítá následujícím způsobem:

[průměrná spotřeba (na 100 km) : 100 x cena benzínu (za litr) + 4,10] x počet ujetých kilometrů

K cestovnímu příkazu je nutné připojit fotokopii velkého technického průkazu (doložení průměrné spotřeby) a aktuální účtenku z čerpací stanice. Pokud není možné přiložit účtenku, je v krajním případě možné převzít cenu pohonných hmot z cen určených zvláštní vyhláškou (od 1.1.2019 je to Vyhláška 333/2018 Sb.).

Proplacení nižších nákladů:

pouze nákladů na benzín

je možné, pokud ten, kdo cestu vykonal, připíše na cestovní příkaz vlastní rukou prohlášení „Požaduji proplacení nákladů bez amortizace.“

proplacení ve výši jízdného

na cestovní příkaz připíše vlastní rukou prohlášení „Požaduji proplacení nákladů ve výši jízdného.“ K příkazu se dále přiloží aktuální cena hromadné dopravy (stačí vytisknout informaci o příslušném spoji z idos.cz)

darem

rozdíl mezi skutečnými náklady a výpočtem (tj. amortizaci) může věnovat ten, kdo cestu vykonává, darem pořádající organizaci


řešení pomocí vnitřní směrnice organizace

 

Odměny pracovníkům

Vyplácení finanční odměny pracovníkům je možné na základě:

DPP – Dohody o provedení práce

Dohoda o provedení práce se sjednává obvykle na provedení konkrétního úkolu, určitý vymezitelný pracovní obsah. Dohodu o provedení práce je možné uzavřít, jestliže předpokládaný rozsah práce, na který se dohoda uzavírá, není vyšší než 300 hodin. Do předpokládaného rozsahu práce se započítává také doba práce konané zaměstnancem pro zaměstnavatele v tomtéž kalendářním roce na základě jiné dohody o provedení práce.
Doporučujeme ovšem uzavřít DPP písemnou formou, s jasně stanoveným pracovním úkolem a odměnou. Jedno vyhotovení dohody obdrží pracovník, druhé zaměstnavatel.

DPČ – Dohody o pracovní činnosti

Dohoda o pracovní činnosti se uzavírá na práci, která má opakující se charakter, zaměstnavatel ji může s fyzickou osobou uzavřít, i když předpokládaný rozsah práce nepřesahuje 300 hodin v kalendářním roce. Je možno jí uzavřít na dobu určitou i neurčitou.
Dohodu o pracovní činnosti je zaměstnavatel povinen uzavřít písemně, jinak je neplatná. V dohodě musí být v každém případě uvedeny sjednané práce, sjednaná odměna za vykonanou práci a doba, na kterou se dohoda uzavírá. Jedno vyhotovení dohody o pracovní činnosti je zaměstnavatel povinen vydat pracovníkovi.

(upravuje Zákoník práce §74-77)